Hiring ist ein Wettlauf gegen die Zeit. Jeder Tag, den ein unterschriebener Vertrag im Posteingang liegt, treibt eine starke Kandidatin oder einen starken Kandidaten näher an ein anderes Angebot heran. Dennoch bleibt HR in vielen Organisationen einer der papiergebundensten Bereiche: Angebotsschreiben werden gedruckt, verschickt und nachverfolgt. E-Signatur-Workflows lösen dieses Problem, allerdings nur, wenn sie jedem Dokument die richtige Signaturqualität zuweisen und sich nahtlos in die bereits von HR genutzten Systeme einfügen.
Das klassische Onboarding-Paket besteht aus einem Stapel von Dokumenten mit unterschiedlichem rechtlichem Gewicht: Angebotsschreiben, Arbeitsvertrag, Richtlinienbestätigungen, Steuer- und Lohnformulare sowie Geheimhaltungsvereinbarungen. Werden alle gleich behandelt, entweder zu locker oder zu streng, entsteht entweder ein rechtliches Risiko oder es kommt zu unnötigen Verzögerungen. Ziel ist ein Workflow, der jedes Dokument in einem reibungslosen Ablauf mit der passenden Signaturqualität signiert.
Ein guter Onboarding-Workflow ordnet Dokumente so an, dass die zukünftige Mitarbeiterin oder der zukünftige Mitarbeiter einmal, der Reihe nach und von jedem beliebigen Gerät aus signieren kann. Fernsignieren macht Karten oder Leser überflüssig, während die Identitätsprüfung vorab erfolgt, sodass selbst QES-pflichtige Dokumente in derselben Sitzung signiert werden können. Erinnerungen, Audit-Trails und Fortschrittsverfolgung halten HR auf dem Laufenden, ohne dass manuell nachgehakt werden muss.
Der größte Nutzen entsteht, wenn die Signaturfunktion direkt in die bereits von HR genutzten Tools eingebettet ist. Über standardbasierte APIs lässt sich elektronisches Signieren in HR-Informationssysteme und Bewerbermanagement-Plattformen integrieren, sodass Dokumente automatisch erstellt, signiert und abgelegt werden können. Die zukünftige Mitarbeiterin oder der zukünftige Mitarbeiter erlebt einen reibungslosen Einstieg – HR erhält eine vollständige, prüffähige Dokumentation.
Organisationen, die elektronisches Signieren in ihr Onboarding integrieren, verkürzen die Time-to-Hire, reduzieren abgebrochene Angebote und schließen die Compliance-Lücken papierbasierter Prozesse. Zudem beginnt das Arbeitsverhältnis mit einem modernen, professionellen ersten Eindruck – was mehr zählt, als es zunächst erscheinen mag.
primesign unterstützt HR-Teams dabei, den gesamten Onboarding-Pack in einem Durchlauf zu signieren – mit der passenden Signaturstufe (EES, FES oder QES) für jedes Dokument, ohne zusätzliche Schritte für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter. Fernsignatur mit eID oder Video-Identifizierung ermöglicht das Signieren von Verträgen auf jedem Gerät, und standardbasierte APIs integrieren die Signatur direkt in Ihr HRIS oder ATS.
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