Kurz gesagt: Die elektronische Signatur für Kanzleien beruht auf eIDAS (910/2014) mit den Stufen SES, AES und QES. Viele Mandatsunterlagen sind formfrei und lassen sich bereits mit SES oder AES rechtsgültig unterschreiben. Verlangt das Gesetz Schriftform, ersetzt nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) die eigenhändige Unterschrift.
Anwaltskanzleien leben von Dokumenten: Mandatsverträge, Vollmachten, Schriftsätze, Vergleiche und Korrespondenz. Die elektronische Signatur für Kanzleien beschleunigt diese Abläufe erheblich, wirft aber eine zentrale Frage auf: Wann darf ein Anwalt digital unterschreiben und wann ist die handschriftliche Form noch zwingend? Dieser Leitfaden ordnet die Signaturstufen nach eIDAS ein und zeigt, welche Dokumente sich im Rechtswesen rechtssicher elektronisch signieren lassen.
Rechtsgrundlage ist die eIDAS-Verordnung, die seit 2016 unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten gilt. Sie kennt die einfache (SES), die fortgeschrittene (AES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Nach Artikel 25 eIDAS ist allein die QES der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt und entfaltet damit die gleiche Beweiskraft.
Für Kanzleien ist diese Abstufung der Schlüssel: Nicht jedes Dokument braucht die höchste Stufe, aber überall dort, wo das Gesetz Schriftform verlangt, führt kein Weg an der QES vorbei. Wer die Schriftform ersetzen will, muss also genau prüfen, welche Formvorschrift greift.
Hilfreich ist, die typischen Unterlagen einer Kanzlei einmal systematisch der passenden Stufe zuzuordnen. Diese Übersicht verkürzt Abstimmungen, verhindert Fehlgriffe bei formgebundenen Dokumenten und schafft einen einheitlichen Rahmen für alle Berufsträger. So lässt sich im Alltag schnell entscheiden, ob eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur angemessen ist.
Das Bürgerliche Recht kennt für bestimmte Erklärungen eine gesetzliche Schriftform. Elektronisch lässt sich diese Form nur durch die QES wahren, weil sie als einzige Stufe der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist. Für manche Rechtsgeschäfte ist zudem notarielle Beurkundung vorgeschrieben, die sich nicht durch eine Signatur ersetzen lässt.
Prüfen Sie vor jeder Mandatsunterlage drei Fragen: Verlangt eine Vorschrift ausdrücklich Schriftform? Ist sogar notarielle Form nötig? Wie hoch ist das wirtschaftliche und rechtliche Risiko im Streitfall? Daraus ergibt sich fast immer eindeutig, ob SES, AES oder QES die passende Wahl ist.
Jede QES setzt eine sichere Identifizierung der unterzeichnenden Person voraus. Beim Onboarding neuer Mandanten lässt sich diese Identifizierung mit einer konformen Fernidentifizierung oder etablierten Identitätsmitteln erledigen, ohne dass alle Beteiligten vor Ort sein müssen.
So wird der Mandatsvertrag elektronisch und rechtssicher geschlossen, auch über Distanz. Das beschleunigt die Mandatsannahme und schafft von Beginn an eine belastbare, nachvollziehbare Dokumentation der Beauftragung.
In der Praxis bewährt sich ein abgestuftes Vorgehen: Für einfache Vereinbarungen genügt eine schlanke Identifizierung, für beweiskritische Erklärungen kommt ein strengeres Verfahren zum Einsatz. Wer diese Logik einmal klar festlegt, beschleunigt die Mandatsannahme und bleibt zugleich bei formgebundenen Unterlagen auf der sicheren Seite.
Im Rechtswesen zählt die spätere Überprüfbarkeit besonders. Für Dokumente mit langer Aufbewahrungsfrist empfiehlt sich das Format PAdES, das Signatur und PDF dauerhaft verbindet und die Prüfung auch nach Jahren ermöglicht. In Kombination mit einem qualifizierten Zeitstempel ist der Signaturzeitpunkt zuverlässig belegt.
So bleibt ein heute signierter Vergleich oder Vertrag auch in einem späteren Verfahren beweiskräftig. Gerade für Kanzleien ist diese Langzeitgültigkeit ein zentrales Qualitätsmerkmal der elektronischen Signatur für Kanzleien.
Empfehlenswert ist zudem, signierte Dokumente revisionssicher abzulegen und die Prüfprotokolle aufzubewahren. So lässt sich jederzeit belegen, wer wann mit welcher Stufe unterzeichnet hat. Diese lückenlose Dokumentation stärkt die Position der Kanzlei und ihrer Mandanten in späteren Auseinandersetzungen erheblich.
Der Umstieg gelingt am besten schrittweise. Sinnvoll ist, mit formfreien Standardunterlagen wie Honorarvereinbarungen und interner Korrespondenz zu beginnen und erst danach formgebundene Dokumente auf die QES umzustellen. So gewinnt das Team Sicherheit, bevor besonders heikle Erklärungen digital unterzeichnet werden.
Ebenso wichtig ist die Integration in die Kanzleisoftware. Lassen sich Signaturen direkt aus der Akten- oder Dokumentenverwaltung auslösen, bleiben Fristen und Zuständigkeiten übersichtlich und Medienbrüche entfallen. Klare Freigaberechte stellen sicher, dass nur die berechtigten Berufsträger rechtsverbindlich unterschreiben. Eine kurze interne Richtlinie, die Zuständigkeiten und Stufen festhält, erleichtert zudem die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und sorgt für einheitliche Abläufe über alle Rechtsgebiete hinweg. Das reduziert Rückfragen im Tagesgeschäft spürbar und macht digitale Unterschriften zur selbstverständlichen Routine in der Kanzlei.
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Welche Unterlagen in Ihrer Kanzlei warten heute noch auf eine handschriftliche Unterschrift, obwohl die QES sie rechtssicher ersetzen würde?