Welche Dokumente dürfen nicht elektronisch unterschrieben werden?

Auch unter eIDAS gibt es Rechtsgeschäfte, für die die elektronische Form ausgeschlossen ist. In Deutschland zählen dazu unter anderem die Kündigung von Arbeitsverhältnissen nach § 623 BGB und Bürgschaftserklärungen von Verbrauchern nach § 766 BGB. In Österreich nimmt § 4 Abs. 2 SVG Rechtsgeschäfte des Familien- und Erbrechts sowie Verbraucherbürgschaften aus.

Hinzu kommt alles, was notarielle Beurkundung oder öffentliche Beglaubigung erfordert. Der Grund ist die sogenannte Warnfunktion: Die eigenhändige Unterschrift auf Papier soll den Beteiligten die Tragweite des Geschäfts bewusst machen — eine Funktion, die der Gesetzgeber durch die elektronische Form nicht als gleichwertig erfüllt ansieht.

Die wichtigsten Ausschlüsse im Überblick:

• Kündigung von Arbeitsverhältnissen (DE): § 623 BGB verlangt für Kündigungen und Aufhebungsverträge die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus.
• Verbraucherbürgschaften: § 766 BGB in Deutschland und § 4 Abs. 2 SVG in Österreich nehmen Bürgschaftserklärungen von Verbrauchern von der elektronischen Form aus.
• Familien- und Erbrecht (AT): Testamente, Eheverträge und vergleichbare Rechtsgeschäfte sind in Österreich von der elektronischen Form ausgenommen.
• Notarielle Beurkundung: Grundstückskaufverträge, Gesellschaftsgründungen und alle Vorgänge mit Beurkundungspflicht bleiben außerhalb der elektronischen Form.
• Öffentliche Beglaubigung: Wo eine Behörde oder ein Notariat die Echtheit einer Unterschrift bestätigen muss, greift die elektronische Form nicht ohne besondere Verfahren.
• Laufende Änderungen: Die Ausnahmekataloge sind national unterschiedlich und werden durch Entbürokratisierungsgesetze regelmäßig angepasst. Eine jährliche Prüfung je Rechtsraum ist empfehlenswert.

So bauen Sie eine belastbare Dokumentenmatrix auf:

• Dokumentenarten erfassen: Alle regelmäßig signierten Dokumententypen auflisten und je Typ die einschlägige Formvorschrift bestimmen.
• Signaturniveau zuordnen: Jedem Dokumententyp genau ein zulässiges Niveau zuweisen — EES, FES, QES oder Papier.
• In der Vorlage verankern: Die Zuordnung technisch in der Dokumentenvorlage hinterlegen statt in einer Arbeitsanweisung, die im Alltag übersehen wird.

Mit primesign ENTERPRISE lässt sich das erlaubte Signaturniveau in der Dokumentenvorlage hinterlegen statt in Arbeitsanweisungen. Ausgeschlossene Dokumentenarten gelangen dadurch gar nicht erst in einen elektronischen Signaturworkflow — Formfehler werden technisch verhindert, nicht nur organisatorisch untersagt.