Wie signiere ich direkt aus SAP, ERP, CRM oder DMS heraus?

Signaturen lassen sich auf zwei Wegen in Fachanwendungen einbinden: über eine fertige Integration für gängige Workflow-Systeme oder über eine API-Anbindung an die bestehende Anwendung. In beiden Fällen bleiben Anwenderinnen und Anwender in ihrer gewohnten Oberfläche.

Die Signaturlösung läuft im Hintergrund und gibt das signierte Dokument an den führenden Datensatz zurück. Genau darin liegt der eigentliche Effizienzhebel: Ein separates Signaturportal erzeugt einen neuen Medienbruch — Dokument exportieren, hochladen, signieren, herunterladen, wieder ablegen — und zehrt den Zeitgewinn der elektronischen Signatur weitgehend auf.

So funktioniert die Integration in Fachanwendungen:

• Auslösung im Fachverfahren: Der Signaturvorgang startet aus dem bestehenden Datensatz heraus — aus der Bestellung, dem Angebot oder der Personalakte.
• Übergabe an den Signaturdienst: Dokument oder Hashwert werden im Hintergrund übergeben, samt Metadaten wie Signaturniveau und Unterzeichnerkreis.
• Signatur durch die Beteiligten: Unterzeichner erhalten den Auftrag per Link, App oder direkt in der Anwendung und signieren mit dem passenden Verfahren.
• Statusrückmeldung: Der Fortschritt wird laufend an das Fachverfahren zurückgemeldet, sodass der Prozessstatus dort sichtbar bleibt.
• Automatische Ablage: Das signierte Dokument wird automatisch am richtigen Datensatz abgelegt, ohne manuelles Hoch- und Herunterladen.
• Protokollierung im Fachsystem: Der Signaturnachweis wird im führenden System dokumentiert und steht für Audits zur Verfügung.

Die üblichen Integrationspunkte:

• ERP und Einkauf: Bestellungen, Rahmenverträge und Freigaben mit klar geregelten Unterschriftsbefugnissen.
• CRM und Vertrieb: Angebote und Vertragsabschlüsse mit Kundinnen und Kunden, häufig mit qualifizierter Signatur der Gegenseite.
• HR-Systeme: Arbeitsverträge, Vereinbarungen und Bescheinigungen — unter Beachtung der Ausnahmen bei Kündigungen.
• DMS und Kernbankensysteme: Aktenführung, Kontoeröffnung und Antragsstrecken mit hohen KYC- und Compliance-Anforderungen.

primesign ENTERPRISE bringt Off-the-Shelf-Integrationen für gängige Workflow-Systeme aus den Bereichen Kernbanken, ERP, CRM und HRMS mit. Für individuelle Anwendungen steht die Anbindung über die Signatur-APIs zur Verfügung; zusätzlich ist primesign in Anwendungen wie Adobe Acrobat Sign und Fabasoft bereits als Signaturdienst verfügbar.